¡ADIÓS AL CAOS! DESCUBRE CÓMO LA METODOLOGÍA DE LAS 5S TE PUEDEN AYUDAR A SER MÁS PRODUCTIVO

Metodología las 5's

Imagina llegar a tu oficina, donde tus superiores te están esperando para que les entregues el reporte sobre las ventas que se realizaron durante del mes, pero al abrir tu oficina, te encuentras con el monte Everest de papeles que invaden tu escritorio, te pones a buscar el documento y no encuentras el “bendito informe” por ningún lado, tu lugar de trabajo es un desorden y tienes a todos esperándote para revisar ese informe en la próxima junta de resultados, una pesadilla laboral que a nadie le deseo. ¡Si has vivido estos sucesos o rezas para que no te pasen, déjame decirte que estás en el blog ideal!

Hoy te daré una herramienta de productividad muy valiosa, aunque ya lleva varias décadas de su creación, aún sigue siendo eficiente; llamada las 5s o también conocida como SOLES.

Es una metodología que se creó en Toyota, en los años 60, y agrupa una serie de actividades que se desarrollan con el objetivo de crear condiciones de trabajo que permitan la ejecución de labores de forma organizada, ordenada y limpia. Dichas condiciones se crean a través de reforzar los buenos hábitos de comportamiento e interacción social, creando un entorno de trabajo eficiente y productivo.

A continuación, se describe brevemente cada una de las 5S:

• Seiri (Separar y clasificar): La primera S se refiere a la necesidad de separar y clasificar los elementos esenciales de los no esenciales en el área de trabajo. Esto implica identificar y eliminar cualquier elemento innecesario o desordenado. La idea es que un espacio de trabajo ordenado facilita la productividad y reduce el tiempo perdido buscando cosas. Por ejemplo: Supongamos que en tu lugar de trabajo tienes carpetas de manuales de procedimientos y algunos ya son obsoletos, en este caso tendrías que ir separando aquellos procedimientos actualizados y que aparte son vigentes y aquellos que son obsoletos irlos separando ya sea por número de versión o año para que posteriormente sean enviados a su lugar final.

• Seiton (Ordenar): Posteriormente que se hayan seleccionado y clasificado, es necesario organizar de manera eficiente los elementos esenciales que se han mantenido. Esto incluye asignar un lugar específico para cada cosa, etiquetarlos claramente y garantizar que sean fácilmente accesibles. El orden facilita la localización de herramientas y materiales, lo que ahorra tiempo y reduce el estrés. De acuerdo a nuestro anterior ejemplo, Los procedimientos que están vigentes y actualizados son necesarios ordenarlos por su tipo, área y año, con el fin de que los operarios los puedan consultar cuando tengan alguna duda de la actividad que desempeñan y aquellos que sean obsoletos sean enviados para su destrucción o resguardo Enel archivo muerto.

• Seiso (Limpiar): La tercera S se enfoca en mantener un entorno de trabajo limpio y libre de suciedad o desorden. Esto no solo se refiere a la limpieza física, sino también a la identificación y resolución de problemas que pueden causar suciedad o desorden. Un lugar de trabajo limpio y ordenado es más seguro y propicio para la producción de alta calidad.

• Seiketsu (Estandarizar): El cuarto paso se trata de establecer estándares y normas para mantener los 3 puntos anteriores de manera constante. Esto implica crear un sistema para asegurarse de que las prácticas de clasificar, ordenar y limpiar se conviertan en hábitos regulares en el lugar de trabajo. Se busca la participación de todos los empleados para garantizar la continuidad de estas prácticas. Siguiendo con nuestro ejemplo, así evitaremos que se vuelvan a pilar los documentos de manera que volvamos a revolver procedimientos vigentes con obsoletos.

• Shitsuke (Seguimiento y diciplina): Por último, la disciplina y la perseverancia en la aplicación de este método. Se busca crear una cultura organizacional en la que la mejora continua y el mantenimiento de un lugar de trabajo eficiente y limpio sean responsabilidad de todos. La disciplina implica seguir las normas y procesos establecidos de manera constante y consciente. Esto implica el realizar inspecciones diariamente, claro de ser necesario. Al eliminar el desorden y la confusión, los empleados pueden trabajar de manera más eficiente, se reduce el desperdicio y los retrabajos y se busca promover un fit cultural de mejora continua.

Expansión a 4s más…

En bibliografía se hablan de 4s extras, por lo que, la metodología de las 5s se convierte en 9. Los nuevos principios se denominaron: shikari, shitsukoku, seishoo y seido que, en su traducción al español significan: “seguir una línea de acción”, “ser perseverante”, “saber coordinar” y “estandarizar las normas”. A continuación, te los explicamos:

• Shikari (constancia). Consiste en la voluntad de mantenerse firme en una línea de acción y con la mente en positivo hacia el desarrollo de una actividad. Por ejemplo, al mantener los buenos hábitos en la práctica diaria, a través de la planificación y control permanente de las tareas, de la limpieza, del orden o de la puntualidad constante en su vida.

• Shitsukoku (compromiso). Consiste en cumplir con lo establecido en procesos, políticas y manuales, en hacer todo el esfuerzo por cumplirlo. Es una actitud que nace desde el convencimiento y se manifiesta en entusiasmo día a día. Para ser posible, el compromiso debe manifestarse en todos los niveles de la organización.

• Seishoo (coordinación). Consiste en una forma de trabajo en conjunto, donde todos los individuos trabajan al mismo ritmo y hacia los mismos objetivos. Esta manera de trabajo se logra con tiempo y dedicación, manteniendo la buena comunicación entre todos los empleados.

• Seido (estandarización del cambio). Consiste en adoptar como costumbre los cambios que se consideran beneficiosos para la empresa o aquellas actividades que contribuyan a mantener un ambiente de trabajo óptimo, a través de la implementación de normas, reglamentos o procedimientos, es algo muy parecido al Seiketsu, pero enfocado mucho al cambio, que es lo único constante en las empresas.

Es común que en la práctica se desarrolle una metodología de 9S en dos etapas, la primera que instruye a los colaboradores en las 5S tradicionales y la segunda que educa a los colaboradores en las disciplinas restantes para el entorno general, esto quiere decir para toda la organización. Sin embargo, es importante adaptar esta metodología a las necesidades específicas de cada organización y mantener un compromiso constante con la mejora continua.

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